Zamknięta przestrzeń
Materiały są uporządkowane za logowaniem, dzięki czemu łatwiej zarządzać odbiorcami i rozwojem uprawnień.
Case study · Portal zamknięty · Zasoby produktowe
Mediabank Sportina — zamknięta platforma plików dla pracowników i partnerów
Największy problem nie dotyczył samego przechowywania plików, tylko ich codziennego użycia. Zdjęcia, katalogi, opisy i materiały marek musiały być dostępne dla pracowników i partnerów w jednym, zamkniętym miejscu, bez ciągłego odsyłania linków, załączników i nieaktualnych wersji.
Mediabank
Synology
login
pliki
katalogi
dane produktowe
Wyzwanie
Materiały produktowe były zbyt rozproszone między mailami, folderami i linkami
Przy wielu markach, kolekcjach i sezonach pliki produktowe szybko zaczynają żyć własnym życiem. Zdjęcia, katalogi, opisy, cenniki i materiały brandowe są wysyłane wielokrotnie, a zespół traci czas na odnajdywanie aktualnych wersji. To utrudnia pracę handlowcom, marketingowi i partnerom.
Podejście
Mediabank został potraktowany jako narzędzie pracy, nie zwykły dysk z plikami
Liczył się dostęp po loginie, logiczna struktura folderów, nazewnictwo zgodne z pracą zespołu i szybkie pobieranie aktualnych materiałów. Dzięki temu portal wspiera sprzedaż, marketing i partnerów, zamiast być kolejnym miejscem, w którym trzeba ręcznie szukać plików.
Rozwiązanie
Jedno miejsce na aktualne materiały zamiast maili, załączników i niepewnych wersji plików
Mediabank został potraktowany jak narzędzie operacyjne. Ma skracać drogę od „potrzebuję katalogu lub zdjęcia” do pobrania właściwego zasobu, a jednocześnie ograniczać chaos w udostępnianiu materiałów partnerom.
Foldery zgodne z realną pracą
Struktura odzwierciedla marki, kolekcje i typy plików, a nie przypadkowy sposób wrzucania zasobów na serwer.
Szybsza obsługa partnerów
Zespół nie musi każdorazowo odszukiwać plików i wysyłać ich ręcznie, bo partner trafia do jednego, logicznego źródła.
Zakres prac
Zakres, który miał rozwiązać konkretny problem
Zakres dotyczył operacyjnego porządku w materiałach: dostęp po loginie, struktura folderów, nazewnictwo zasobów i ograniczenie ręcznego wysyłania aktualnych plików partnerom.
Struktura zasobów
- podział na marki, kolekcje i typy materiałów
- czytelne nazewnictwo folderów i plików
- miejsce na zdjęcia, katalogi, opisy i materiały handlowe
- możliwość dalszego porządkowania wersji i sezonów
Dostęp i logowanie
- platforma zamknięta dla wybranych użytkowników
- dostęp dla pracowników i współpracowników
- ograniczenie przypadkowego udostępniania zasobów
- model gotowy pod grupy i uprawnienia
Proces operacyjny
- mniej maili z załącznikami
- jedno miejsce na aktualne materiały
- szybsze przygotowanie ofert i kampanii
- podstawa pod dalsze workflow akceptacji
Proces
Jak wyglądała realizacja
01
Audyt zasobów
Ustaliliśmy, jakie pliki są najważniejsze dla sprzedaży, marketingu i partnerów.
02
Struktura mediabanku
Podzieliliśmy zasoby na logiczne foldery i kategorie zamiast jednego chaotycznego katalogu.
03
Dostęp za logowaniem
Platforma została zabezpieczona, aby materiały były dostępne dla wybranych osób.
04
Test pracy z plikami
Sprawdziliśmy, czy użytkownik może szybko znaleźć i pobrać właściwy materiał.
Efekt
Co realnie uporządkowało wdrożenie?
✓
Zasoby produktowe mają jedno miejsce zamiast wielu rozproszonych kanałów.
✓
Zespół ogranicza powtarzalne wysyłanie plików i szukanie aktualnych wersji.
✓
Platforma wspiera pracę handlową, marketingową i partnerską.
✓
Mediabank tworzy zaplecze pod dalszą automatyzację danych produktowych.
FAQ projektu
Pytania przed podobnym wdrożeniem
Przy mediabanku najważniejsze jest nie to, gdzie leżą pliki, tylko kto ma do nich dostęp, jak są nazwane i czy partner pobiera właściwą wersję bez angażowania zespołu.
Nie. Przy materiałach produktowych, cennikach i katalogach często lepszy jest model zamknięty za logowaniem, bo firma zachowuje kontrolę nad zasobami.
Tak, jeśli struktura, dostępy i sposób publikacji są dobrze ustawione. Sam dysk sieciowy nie wystarczy — trzeba zaprojektować sposób pracy z materiałami.
Zdjęcia produktów, packshoty, katalogi PDF, opisy, materiały brandowe, cenniki, instrukcje, dokumenty handlowe i zasoby do kampanii.
Można. Kolejnym etapem może być mapowanie plików do SKU, automatyczne generowanie paczek dla partnerów albo powiązanie z importem danych produktowych.
Wniosek
Pliki produktowe są elementem procesu sprzedaży, nie dodatkiem do maila
Jeżeli zdjęcia, katalogi i opisy żyją poza uporządkowanym miejscem, zespół nadal ręcznie obsługuje te same prośby. Mediabank zmniejsza liczbę takich zapytań i daje partnerom jasne źródło materiałów.
Masz podobny projekt do uporządkowania?
Opisz, jakie pliki dziś krążą po mailach, kto ich używa i gdzie powstają błędy wersji. Pomożemy zaprojektować mediabank, katalog zasobów albo prosty portal dla partnerów.