Zamknięta przestrzeń
Materiały są uporządkowane za logowaniem, dzięki czemu łatwiej zarządzać odbiorcami i rozwojem uprawnień.
Case study · Portal zamknięty · Zasoby produktowe
Mediabank Sportina — zamknięta platforma plików dla pracowników i partnerów
Największy problem nie dotyczył samego przechowywania plików, tylko ich codziennego użycia. Zdjęcia, katalogi, opisy i materiały marek musiały być dostępne dla pracowników i partnerów w jednym, zamkniętym miejscu, bez ciągłego odsyłania linków, załączników i nieaktualnych wersji.
Mediabank
Synology
login
pliki
katalogi
dane produktowe
Wyzwanie
Materiały produktowe były zbyt rozproszone między mailami, folderami i linkami
Przy wielu markach, kolekcjach i sezonach pliki produktowe szybko zaczynają żyć własnym życiem. Zdjęcia, katalogi, opisy, cenniki i materiały brandowe są wysyłane wielokrotnie, a zespół traci czas na odnajdywanie aktualnych wersji. To utrudnia pracę handlowcom, marketingowi i partnerom.
Podejście
Mediabank został potraktowany jako narzędzie pracy, nie zwykły dysk z plikami
Liczył się dostęp po loginie, logiczna struktura folderów, nazewnictwo zgodne z pracą zespołu i szybkie pobieranie aktualnych materiałów. Dzięki temu portal wspiera sprzedaż, marketing i partnerów, zamiast być kolejnym miejscem, w którym trzeba ręcznie szukać plików.
Rozwiązanie
Jedno miejsce na aktualne materiały zamiast maili, załączników i niepewnych wersji plików
Mediabank został potraktowany jak narzędzie operacyjne. Ma skracać drogę od „potrzebuję katalogu lub zdjęcia” do pobrania właściwego zasobu, a jednocześnie ograniczać chaos w udostępnianiu materiałów partnerom.
Foldery zgodne z realną pracą
Struktura odzwierciedla marki, kolekcje i typy plików, a nie przypadkowy sposób wrzucania zasobów na serwer.
Szybsza obsługa partnerów
Zespół nie musi każdorazowo odszukiwać plików i wysyłać ich ręcznie, bo partner trafia do jednego, logicznego źródła.
Zakres prac
Zakres: katalog plików, dostęp i pobieranie
Zakres dotyczył operacyjnego porządku w materiałach: dostęp po loginie, struktura folderów, nazewnictwo zasobów i ograniczenie ręcznego wysyłania aktualnych plików partnerom.
Struktura zasobów
- podział na marki, kolekcje i typy materiałów
- czytelne nazewnictwo folderów i plików
- miejsce na zdjęcia, katalogi, opisy i materiały handlowe
- możliwość dalszego porządkowania wersji i sezonów
Dostęp i logowanie
- platforma zamknięta dla wybranych użytkowników
- dostęp dla pracowników i współpracowników
- ograniczenie przypadkowego udostępniania zasobów
- model gotowy pod grupy i uprawnienia
Proces operacyjny
- mniej maili z załącznikami
- jedno miejsce na aktualne materiały
- szybsze przygotowanie ofert i kampanii
- podstawa pod dalsze workflow akceptacji
Proces
Jak zbudowaliśmy strukturę zasobów i wyszukiwanie
01
Audyt zasobów
Ustaliliśmy, jakie pliki są najważniejsze dla sprzedaży, marketingu i partnerów.
02
Struktura mediabanku
Podzieliliśmy zasoby na logiczne foldery i kategorie zamiast jednego chaotycznego katalogu.
03
Dostęp za logowaniem
Platforma została zabezpieczona, aby materiały były dostępne dla wybranych osób.
04
Test pracy z plikami
Sprawdziliśmy, czy użytkownik może szybko znaleźć i pobrać właściwy materiał.
Efekt
Co przestało krążyć mailem po wdrożeniu
✓
Zasoby produktowe mają jedno miejsce zamiast wielu rozproszonych kanałów.
✓
Zespół ogranicza powtarzalne wysyłanie plików i szukanie aktualnych wersji.
✓
Platforma wspiera pracę handlową, marketingową i partnerską.
✓
Mediabank tworzy zaplecze pod dalszą automatyzację danych produktowych.
Wniosek
Pliki produktowe są elementem procesu sprzedaży, nie dodatkiem do maila
Jeżeli zdjęcia, katalogi i opisy żyją poza uporządkowanym miejscem, zespół nadal ręcznie obsługuje te same prośby. Mediabank zmniejsza liczbę takich zapytań i daje partnerom jasne źródło materiałów.
Wysyłacie materiały partnerom mailem i przez dyski?
Opisz, jakie pliki dziś krążą po mailach, kto ich używa i gdzie powstają błędy wersji. Pomożemy zaprojektować mediabank, katalog zasobów albo prosty portal dla partnerów.